Foire à questions

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F.A.Q – Appel à projets CitésLab 2021

1. Si un dossier est déposé fin Mars, est-ce qu’il obtiendra une réponse en Juin ? 

OUI sous réserve de disposer des pièces nécessaires pour l’instruction.

Le dossier de candidature est composé : 

2. Si la réponse concernant le dossier est transmise en Juin, le début des actions devra-t-il être daté au mois de Juin également ? 

NON, pas nécessairement, mais il faut considérer le délai d’instruction du dossier, il est donc recommandé à la structure de commencer à prospecter pour recruter un chef de projet dès soumission du dossier de demande de subvention auprès de Bpifrance. Cela permettra de lancer l’activité rapidement dès notification de l’engagement de Bpifrance.

3. J’ai déposé un dossier en 2020, pour une mise en place d’un dispositif en 2021, ai-je besoin de le refaire pour 2021 ? 

OUI. Il conviendra d’adapter la réponse sous le format du nouveau dossier de candidature et cahier des charges. Par ailleurs, le financement s’effectue sur une base triennale, il faut donc retravailler le dossier en y ajoutant une projection budgétaire sur 3 ans.

4. A quel moment dois-je solliciter ou faire intervenir les Responsables Création et Entrepreneuriat ? 

À TOUT MOMENT. Dès la construction du dossier, il est conseillé aux structures partenaires de se rapprocher des Responsables Création et Entrepreneuriat de leur région. Ces derniers sont des alliés et peuvent considérablement vous appuyer à toutes les étapes de constitution du dossier et la mise en œuvre du dispositif.

5. Faut-il faire un seul dossier pour les Fabriques à Entreprendre et les CitésLab ? 

NON. En 2021, il faut dissocier les deux demandes : un dossier spécifique pour le CitésLab, un dossier pour le renouvellement du dispositif F.A.E.

6. Faut-il faire plusieurs dossiers dans le cas où une structure porte ou souhaite porter plusieurs CitésLab ? 

NON. Un dossier unique à déposer en prenant soin de compléter les parties indiquées dans le dossier de candidature et de présenter un budget prévisionnel du programme par CitésLab.

7. Est-ce 3 ans à compter de Mars ou à compter du conventionnement ?  

La date de démarrage est à définir par la structure : date de démarrage de l’action CitésLab.

C’est pourquoi un rétroplanning de la mise en œuvre du dispositif est attendu dans le dossier de candidature avec notamment la date envisagée pour lancer le recrutement du chef de projet CitésLab, la date prévisionnelle pour le comité de pilotage de présentation et lancement des actions etc. (cf. dossier de candidature)

8. Le taux d'intervention de Bpifrance est de maximum 30%, dans la limite de 15k€ ? 

NON. La règle d’intervention de Bpifrance est la suivante : le taux d’intervention de Bpifrance est fixé à 30% maximum du coût total des dépenses éligibles du programme d’actions CitésLab. (cf. maquette budgétaire).

9. Les CitésLab sont-ils financés en partie via les contrats de ville ? 

OUI. Il y a des cofinancements issus des crédits politique de la ville sur une grande majorité des dispositifs.

10. Le budget devra-t-il être calculé au prorata sur l’année pour les nouveaux CitésLab ? 

Le budget devra être adapté en fonction du début de la mise en œuvre effective du dispositif CitésLab. A titre d’exemple pour l’année 1 : si date de démarrage le 1er juin 2021, il sera possible de conventionner du 1er juin au 31 décembre 2021 ou de conventionner sur l’ensemble de l’année civile 1er juin 2021 au 31 mai 2022.

A noter, dans le cadre d’un renouvellement de CitésLab, la prise en compte des dépenses éligibles est fixée au 1er janvier 2021, sous réserve de la pertinence des activités réalisées avec les objectifs du présent AAP.

11. Quid du plafonnement pour les frais de déplacement concernant l’Outre-Mer ? 

Les frais de déplacement sont plafonnés à 2000 € pour le territoire métropolitain et ultra-marin.

Une version mixte (présentiel et distanciel) des formations est à l’étude afin de permettre aux chefs de projet issus des territoires ultra-marins d’y participer.

12. Est-il possible d’avoir un budget communication de 5000 € ?  

Le poste de dépenses Charges directement liées à l'action est fixé à 7 500 €. C’est un maximum.

Il est possible de présenter un budget communication de 5 000 €, sous réserve de justifier et d’expliciter les coûts présentés. (cf. maquette budgétaire).

13. Le budget événement/communication c'est 3000€/ par an sur 3 ans ? C'est bien ça ? 

OUI.

14. Les frais peuvent-ils être exprimés en pourcentage plutôt qu’en valeur absolue ? 

NON, pas pour le moment cette option n’a pas été étudiée, elle fera l’objet d’une discussion ultérieurement (maquette construite sur une logique de forfaitisation).

15. Dans la mesure où 2021 est déjà engagée, et que certains cofinanceurs ont déjà acté leur participation, qui sera peut-être différente en 2022 ou 2023, pourra-t-on solliciter des montants de participation de BPI France différents d'une année conventionnelle à l'autre (ex : un montant pour 2021, et un montant différent pour 2022-2023) ?

OUI, à partir du moment où la règle d’intervention de Bpifrance est respectée : taux d’intervention de Bpifrance fixé à 30% maximum du coût total des dépenses éligibles du programme d’actions CitésLab.

16. La maquette financière proposée autorise-t-elle les co-financements pour les services civiques ?

OUI. En effet, la maquette autorise les co-financements et ce dans la mesure où certains organismes disposent de financements spécifiques dédiés à l’accueil d’un ou plusieurs services civiques.

17. Que signifie le binôme Service Civique ?

Il est recommandé d’opter pour un binôme de volontaires afin d’assurer la mixité entre les niveaux infra bac et supra bac. 

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